Conditions générales d’Agence Instants
Les présentes conditions générales encadrent les prestations de conception et d’organisation d’événements physiques proposées par Agence Instants. Elles s’appliquent à toute demande de proposition ou de collaboration, dès le premier échange jusqu’à la coordination le jour de l’événement.
Dernière mise à jour : 11 septembre 2026
Objet et champ d’application
Les présentes conditions s’appliquent à la conception et à l’organisation complète d’événements physiques, notamment les anniversaires, team buildings, événements corporate, célébrations privées et soirées thématiques avec poker offline. L’agence intervient de la conception du concept à la coordination le jour de l’événement.
Aucune billetterie ni vente de places n’est proposée. Les expériences sont exclusivement en présentiel, autour de vraies tables de poker, cartes, jetons et animateurs. Chaque prestation est pensée comme une capsule temporelle unique, adaptée aux besoins du client.
Processus de collaboration
La collaboration se déroule en plusieurs étapes claires, de la prise de contact à la réalisation complète de l’événement.
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Prise de contact
Le client contacte l’agence via le formulaire ou par email pour présenter son projet et ses premières envies.
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Échange sur le projet
Un échange permet de définir les besoins, le budget, les contraintes de lieu et les attentes précises pour l’événement.
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Proposition détaillée
L’agence élabore une proposition personnalisée incluant le concept, la logistique, les animations et le budget prévisionnel.
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Validation et préparation
Après validation écrite, l’agence coordonne tous les aspects de l’événement : prestataires, matériel, animateurs et déroulé.
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Coordination le jour J
L’agence assure la coordination sur place afin que chaque moment se déroule comme prévu, sans stress pour le client.
Devis et validation
Toute prestation fait l’objet d’un devis détaillé envoyé par email. La commande est confirmée après acceptation écrite du devis par le client. Le devis précise la nature des prestations, les dates, les lieux et les coûts associés.
L’acceptation peut se faire par email ou par signature électronique. Toute modification demandée après validation peut entraîner un avenant au devis initial afin de refléter fidèlement les nouvelles prestations.
Prix et modalités de paiement
Les tarifs sont définis dans le devis en fonction de la nature et de l’ampleur de l’événement. Un acompte est demandé à la validation, et le solde est dû après l’événement.
- L’acompte est généralement de 30 % du montant total.
- Le paiement peut être effectué par virement bancaire.
- Les frais supplémentaires éventuels sont précisés dans le devis.
Annulation et report
En cas d’annulation par le client, l’acompte est conservé. Des frais supplémentaires peuvent s’appliquer selon le délai de préavis. L’agence se réserve le droit d’annuler en cas de force majeure.
- Annulation plus de 30 jours avant l’événement : acompte conservé.
- Annulation moins de 30 jours avant : 50 % du montant total dû.
- Report possible sous réserve de disponibilité, avec frais éventuels.
Responsabilités
L’agence s’engage à fournir les prestations décrites dans le devis avec professionnalisme. Le client est responsable de fournir des informations exactes et d’obtenir les autorisations nécessaires pour le lieu.
L’agence n’est pas responsable des dommages causés par des tiers. Le client doit respecter les règles du lieu et les consignes de sécurité. Toute réclamation doit être formulée par écrit dans les 7 jours suivant l’événement.
Propriété intellectuelle et confidentialité
Tous les concepts, designs et supports créés par l’agence restent sa propriété intellectuelle. Les informations partagées par le client sont traitées de manière confidentielle.
- Le client ne peut pas reproduire les créations sans accord écrit.
- Les données personnelles sont traitées conformément à la politique de confidentialité.
- L’agence peut mentionner l’événement dans ses références, sauf opposition du client.
Droit applicable et litiges
Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, une solution amiable sera recherchée avant toute action judiciaire. Les tribunaux de Paris sont compétents et la médiation est encouragée.
Des questions ?
Pour toute question relative aux présentes conditions générales, vous pouvez contacter Agence Instants par email ou par téléphone.
[email protected]
+33 5 24 81 57 20